Politica Integrada

1. OBJETIVO

El objetivo de la presente política del sistema de gestión integral es: establecer y demostrar el liderazgo y compromiso con respecto al enfoque de las necesidades de nuestros socios de negocio y demás partes interesadas, asegurando que sea apropiada al contexto de GADMAR S.A. de C.V., tomando en cuenta el compromiso de mantener el más alto nivel en cuanto a integridad y responsabilidad que nos caracteriza como empresa. 

2. ALCANCE

Esta política es aplicable a todos los colaboradores y terceros que tengan relación con GADMAR S.A. de C.V., los cuales tienen la responsabilidad de cumplir con esta política en el ejercicio de sus funciones en nombre de la empresa.

3. DEFINICIONES 

Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos

Soborno: oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directa o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona. 

Política: intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su alta dirección.

Función de cumplimiento antisoborno:personas con responsabilidad y autoridad para la operación del sistema de gestión antisoborno.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Socio de negocios: parte externa con la que la organización tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial. Socio de negocios incluye, pero no se limita a los clientes, consumidores, “alianza empresarial”, socio de alianzas empresariales, miembros de consorcio, proveedores externos, contratistas, consultores, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, agentes, distribuidores, representantes, intermediarios e inversores.

Mejora continua: actividad recurrente para mejorar el desempeño.

4. GENERALIDADES

GADMAR S.A. de C.V., empresa 100% mexicana dedicada al almacenaje, distribución y venta de medicamentos e instrumentación médica, establece esta Política Integral como parte fundamental de su compromiso con la ética y la transparencia en sus operaciones. Esta política está diseñada para guiar a todos los colaboradores en la adopción de prácticas responsables y conformes a las normas ISO 9001:2015 e ISO 37001:2016, así como a la legislación aplicable. En GADMAR S.A. de C.V., promovemos un ambiente laboral donde la honestidad, la integridad y la responsabilidad son pilares esenciales, asegurando que cada acción esté alineada con nuestros valores corporativos. Esta política también busca prevenir cualquier forma de soborno y conductas indebidas, estableciendo lineamientos claros que favorezcan la transparencia en nuestras relaciones comerciales. A través de la capacitación continua y el fomento de la comunicación abierta, GADMAR S.A. de C.V. se compromete a mantener los más altos estándares éticos y a contribuir positivamente a la cadena de salud en México.

5. DESARROLLO 

5.1 Propósito

GADMAR S.A. de C.V. una empresa 100% mexicana dedicada al almacenaje, distribución y venta de medicamentos e instrumentación médica, comprometida con la salud y el bienestar de las familias, que establece e implementa un Sistema de Gestión Integral basados en los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 37001:2016, así como toda la normatividad y leyes vigentes y aplicables, aportando nuestro granito de arena a la cadena de salud en México. 

En GADMAR S.A. de C.V. estamos comprometidos a realizar nuestros negocios con honestidad, integridad y responsabilidad. Esto ha sido parte de nuestra ideología y es el fundamento de nuestro Código de Ética. Igualmente, comprometemos a todas nuestras áreas a la calidad total buscando la mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión Integral y de en cada uno de nuestros procesos, productos y servicios y de nuestros colaboradores, con una constante capacitación para satisfacer las necesidades de nuestros clientes a través de los productos y servicios que ofrecemos. Así mismo, damos cumplimiento a los requisitos de las partes interesadas en nuestra organización.

Nuestro propósito es cumplir los requisitos legales y reglamentarios bajo condiciones de confianza con el personal y sobre una base o creencia razonable con el compromiso de mejorar continuamente el desempeño del Sistema de Gestión Integral, para salvaguardar la integridad del personal de GADMAR S.A. de C.V. y posicionarse en el mercado como una empresa incorruptible, siendo esta política la base para medir la efectividad mediante los Objetivos antisoborno y sus indicadores de desempeño.

5.2 Responsabilidades

Es responsabilidad de la Asamblea de socios, y de los colaboradores que tengan personal a su cargo y autoridad, asegurarse que se cumpla con esta política integral. 

La Asamblea de socios ha asignado responsabilidades de cumplimiento a algunos empleados, a través de creación del Comité de ética y justicia. Este personal ayudará a los colaboradores de GADMAR S.A. de C.V.  a entender y cumplir con esta política. Sin embargo, la responsabilidad de cumplimiento continuará residiendo en todos los colaboradores.

5.3 Soborno

El soborno se produce cuando se proporcionan directa o indirectamente beneficios (cosas de valor) a personas, incluidos funcionarios públicos, socios empresariales, clientes o posibles clientes para su beneficio personal, a fin de influir en sus acciones o decisiones relativas a sus cargos específicos o de la empresa.

En ocasiones, el soborno es evidente, sin embargo, hay casos en los que es muy sutil. En GADMAR S.A. de C.V. existe “cero tolerancia” ante cualquier tipo de soborno, incluyendo facilidades de pago, por ello nuestros colaboradores tienen prohibido dar prometer, solicitar, requerir, aceptar o recibir, gratificaciones, directa o indirectamente a servidores públicos, entidades o empresas, personas físicas o familiares, con la intención de inducirlos a usar su posición, poder o influencia para ayudar a GADMAR S.A. de C.V. a obtener una ventaja indebida, en concordancia con las leyes antisoborno aplicables a la organización. 

Se consideran actos de soborno los pagos en efectivo, la entrega o recepción de cualquier objeto de valor incluyendo comisiones extraoficiales, tratos preferenciales, regalos, rebajas, descuentos, hospitalidades, pagos de facilitación, contribuciones y/o donaciones que se entreguen o reciban a cambio de un beneficio tangible o intangible para sí o para GADMAR S.A. de C.V.

5.4 Donaciones y patrocinios

Los recursos de la empresa no pueden ni deben utilizarse para contribuciones y actividades políticas. No se permite el uso de fondos, propiedades u otros recursos de la empresa para hacer contribuciones u ofrecer cosas de valor a candidatos políticos, partidos políticos o miembros de partidos. La empresa no reembolsará a ningún empleado ninguna contribución personal realizada con fines políticos. 

Todo el mundo es libre de participar en actividades políticas en su tiempo libre y por cuenta propia, siempre y cuando esto no interfiera con el ejercicio de sus funciones en GADMAR S.A. de C.V.y no deberá realizarlo en nombre de la organización.

Las contribuciones o donaciones a organizaciones benéficas y para patrocinio de eventos requieren una consideración especial.

En GADMAR S.A. de C.V., nos comprometemos a servir a las comunidades en las que realizamos actividades. Con ese fin, nuestros colaboradores pueden patrocinar eventos o hacer contribuciones a organizaciones benéficas para fines educativos, sociales u otro tipo de fines empresariales legítimos. 

GADMAR S.A. de C.V. tiene la obligación de garantizar que los fondos que se destinan para tales fines se utilizan para el fin previsto y no se desvían, y también que estos llegan a los destinatarios y fines adecuados.

5.5 Regalos, entretenimiento y hospitalidad

GADMAR S.A. de C.V. reconoce que otorgar o recibir regalos (que pueden ser de naturaleza financiera o no financiera) puede ser una práctica comercial aceptable y cotidiana para construir relaciones comerciales, de negocio o simplemente la constitución de agradecimiento de manera legítima con todo tipo de personas; no obstante en GADMAR S.A. de C.V., los colaboradores no deberán dar, mandar, prometer, otorgar ni aceptar regalos, favores, cualquier forma de entretenimiento u hospitalidad, que tengan por objeto influir indebidamente en las decisiones de quien los recibe o crear una obligación comercial sobre cualquiera de las partes. Incurrir en estas prácticas que conlleven a brindar o aceptar regalos inapropiados puede perjudicar gravemente nuestra reputación.

Se espera que los colaboradores de GADMAR S.A. de C.V. no reciban regalos ni obsequios, excepto durante las fiestas decembrinas, aniversario empresarial o cumpleaños personal, siempre y cuando no influyan en las decisiones de quien lo recibe y apeguen a los siguientes lineamientos: 

1. No ser aceptados si exceden de un valor de 5,000 MXN o su equivalente.

2. Recibirse de manera pública en la recepción de las instalaciones de la empresa.

3. Siempre se deberá indicar el nombre del remitente, de lo contrario no se podrá recibir.

4. Los regalos u obsequios provenientes de Servidores Públicos deberán ser rechazados e informar del hecho al Comité de Ética y Justicia.

Si se recibe un regalo que exceda el valor establecido y su devolución no es factible, deberá entregarse al Comité de Ética y Justicia dentro de los 3 días hábiles posteriores a su recepción. Dicho Comité, decidirá el destino final del regalo.

Se podrán otorgar regalos por parte de GADMAR S.A. de C.V., los cuales deberán someterse a lo siguiente: 

1. Solo dirección y recursos humanos están facultados para el otorgamiento de regalos de manera directa al remitente.

2. Los regalos u obsequios que pueden otorgarse deben estar autorizados previamente por el área legal y dirección, para cumplir con los distintos parámetros y disposiciones antisoborno.

3. El valor de estos regalos no deberá exceder de 5,000 MNX.

4. Los regalos deben estar adecuadamente identificados mediante algún escrito (carta o tarjeta), logotipo de la empresa o alguna otra forma que demuestre o explique el otorgamiento de este.

5. No deben ser otorgados durante momentos que puedan suponer que llevan doble intención, por ejemplo, en casos de licitación, proceso de selección de proveedores, prestadores de servicios u operaciones comerciales en puerta. 

6. Los gastos realizados por este concepto deben ser controlados e identificados adecuadamente en los registros contables, cuentas y libros de la empresa, dándoles el tratamiento fiscal y contable correspondiente.

Queda prohibido el aceptar u ofrecer regalos que cumplan con uno o varios de los siguientes supuestos:

1. Ofrecer regalos dentro de un periodo de negociación comercial y hasta 40 días hábiles después de su cierre.

2. Ofrecer o aceptar regalos/obsequios en efectivo.

3. Brindar o aceptar regalos restringidos o prohibidos por las disposiciones aplicables en materia antisoborno.

4. Ofrecer o aceptar regalos que su importe, frecuencia o relevancia modifiquen el juicio o decisión del destinatario y propicien una ventaja inapropiada para la empresa o para el colaborador.

5. Ofrecer o aceptar regalos que sean entregados en un domicilio discal distinto al de la empresa. Así mismo en ninguna circunstancia se deben otorgar, ofrecer o prometer regalos a servidores públicos, sus familiares, socios o sociedades de las que el servidor público forme parte, ya que tienen prohibido recibirlos.

5.6 Relaciones con servidores públicos 

En todas las interacciones con servidores públicos en representación de GADMAR S.A. de C.V. deberá procurarse establecer relaciones cordiales y con estricto apego a las leyes aplicables, así como a esta política. Dichas relaciones deben de ser estrictamente profesionales y bajo los criterios de honestidad, integridad, lealtad, responsabilidad y siempre de manera transparente, estableciendo claramente el propósito de la relación, documentándola de forma clara y compleja. 

5.7 Registros financieros y contables

En GADMAR S.A. de C.V. nos caracterizamos por la honestidad y la honradez en todas las áreas de nuestra empresa, por lo que es requerido por la ley a llevar libros, registros y cuentas completos y fidedignos. 

Los gastos deben describirse de forma completa y exacta en toda la documentación empresarial, no sólo en cuanto a las cantidades de los gastos, sino también en cuanto a su naturaleza o destino. 

Queda estrictamente prohibido crear algún registro falso o engañoso, no aceptar de ningún proveedor o de terceros un registro que no cumpla con nuestros requisitos. Toda información empresarial, incluyendo las transacciones empresariales y financieras, debe darse a conocer a tiempo y de manera precisa.

La información financiera debe reflejar transacciones reales y ajustarse a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se prohíbe a todos los colaboradores establecer fondos o activos no divulgados o no registrados.

5.8 Información y no represalias 

Los intentos de soborno deben ser rechazados con cortesía, pero con contundencia. Se debe evitar que las respuestas den la impresión de que se está de acuerdo. Hay que hacer saber al solicitante que en GADMAR S.A. de C.V., se cuenta con políticas estrictas y procesos sólidamente implementados, y que las consecuencias por violarlas podrían llevarnos a perder el empleo si nos involucramos en dichas conductas.

Todos los colaboradores de GADMAR S.A. de C.V., que tengan conocimiento o sospecha de que esta política pueda haber sido violada deberán:

· Notificar a la Asamblea de Socios o a algún integrante del Comité de Ética y Justicia.

· Emplear alguno de los canales de denuncia disponibles (buzón de denuncias, llamada telefónica, etc.).

Todos los reportes recibidos a través de los canales de denuncia serán tratados con la confidencialidad pertinente, y la identidad de los informantes se mantendrá confidencial, salvo en la medida necesaria para la protección de los intereses de GADMAR S.A. de C.V., o de que así lo requiera la ley en vigor. 

Para la empresa, es muy importante escuchar a sus colaboradores, por lo que, en caso de requerir asesoría sobre el soborno, puede solicitarlo abiertamente al Comité de Ética y Justicia, o bien, establecer sus inquietudes al Oficial de cumplimiento. Ante estos casos, GADMAR S.A. de C.V. garantiza la confidencialidad y el anonimato del solicitante. 

GADMAR S.A. de C.V. no tolerará ninguna forma de represalia o intimidación en contra de quienes hagan una denuncia de buena fe o sobre una base o creencia razonable; o realicen un reporte sobre una conducta sospechosa dentro de la empresa.

5.9 Incumplimiento 

El incumplimiento de esta política amerita aplicar una o varias de las siguientes sanciones dependiendo de su gravedad:

a. Amonestación verbal.

b. Llamada de atención por escrito.

c. Suspensión temporal de funciones, sin goce de sueldo.

d. Terminación de la relación laboral.

e. Penas pecuniarias.

f. Procesos penales.

g. Sanciones de cuerdo a la normatividad aplicable.

La comisión de ética y justicia corporativa, junto con la Función de Cumplimiento es responsable de determinar cualquier acción disciplinaria dependiendo de la gravedad de la falta una vez terminada la investigación previa y de acuerdo con las circunstancias del caso. De forma externa la sanción será determinada conforme las leyes aplicables por la instancia correspondiente.

La función de cumplimiento es el responsable de supervisar la implementación del sistema de gestión antisoborno, proporcionar asesoramiento y orientación al personal sobre este tema y asegurarse de que se cumpla con los lineamientos establecidos en la ISO 37001:2016.

Por lo anterior, es responsabilidad de nuestros colaboradores:

a. Entender y cumplir esta Política, el Código de Ética y otros lineamientos aplicables.

b. En su caso, asegurar que el equipo de trabajo a su cargo conozca y cumpla los lineamientos de esta Política.

c. Ayudar a prevenir actos de soborno, estar alertas de cualquier incumplimiento y en caso de ser testigo o tener conocimiento de alguno, reportarlo inmediatamente. 

d. Contactar a su jefe directo, jefe de área, director general o al Comité de Ética y Justicia

5.10 Supervisión y revisión 

GADMAR S.A. de C.V. es responsable de establecer controles para asegurar que las operaciones dentro de la empresa se realicen de conformidad con la presente Política y con toda la legislación y normatividad aplicable. Así como permitan que se cumpla con los objetivos de calidad y antisoborno establecidos por la organización, y con los requisitos del sistema de gestión integral. 

Es responsabilidad de la Asamblea de Socios, jefes inmediatos, coordinadores o de quieres realicen las operaciones comerciales o con terceros hacer cumplir la Política, liderar con el ejemplo y proveer orientación a sus colaboradores y subordinados.